Sejak Jepang dari zaman feodal hingga modern karakteristik masyarakat terus dikembangkan dengan pengalaman yang terus disempurnakan meskipun sebuah ide berasal dari abad leluhur namun dilakukan terus menerus akan menjadi sebuah kebiasaan bahkan menjadi gaya hidup yang memberikan ciri khas identifikasi dari sebuah masyarakat atau bangsa.
Sejak zaman samurai bangsa jepang sudah didisplinkan dengan budaya kerja untuk mencapai sebuah kesempurnaan. hal itu dapat dinilai dari hasil karya mereka seperti sebilah pedang katana yang mereka tempa kualitas dan ketajamannya tidak ada bandingannya. bahkan termasuk salah satu pedang terkuat di dunia pada zamannya.
Budaya kerja Jepang bisa dikatakan cukup unik. Salah satu konsep paling dasar yang biasanya menjadi dasar budaya kerja Jepang adalah 5S (diucapkan sebagai go-esu). Konsep 5S terdiri dari Seiri (Ringkas), Seiton (Rapi), Seiso (Resik), Seiketsu (Rawat), dan Shitsuke (Rajin). Di Indonesia, konsep 5S ini diterjemahkan menjadi 5R.
Cara berpikir ini bertujuan untuk membuat organisasi di tempat kerja lebih efektif, dengan menyederhanakan lingkungan sambil meningkatkan kinerja. Salah satu tool yang sangat terkenal dari continuous improvement adalah 5S, yang merupakan dasar untuk sebuah perusahaan lean yang efektif. 5S terdiri dari 5 kata dalam bahasa Jepang yaitu Seiri (Sort), Seiton (Straighten), Seiso (Sweep and Clean), Seiketsu (Systemize), dan Shitsuke (Standardize).
Konsep yang digarisbawahi dari 5S ini adalah mencari waste kemudian mencoba untuk menguranginya. Waste dapat berarti produk yang rusak karena lamanya waktu penyimpanan, space yang “terbuang” untuk penyimpanan barang, hingga modal berbentuk produk jadi yang “mengendap” di gudang. Kelima komponen “S” tersebut adalah:
Seiri (Ringkas)
Konsep pertama dari 5S adalah seiri, yang berarti ringkas. Menurut Hiroyuki Hirano (2002:21), seiri adalah memisahkan barang menjadi dua golongan yaitu barang yang diperlukan dan yang tidak diperlukan. Barang yang tidak diperlukan harus dipisahkan dari area kerja, dimana mereka merupakan barang yang tidak/belum/jarang digunakan saat ini. Untuk barang yang masih meragukan, maka diperlukan penilaian (appraisal) terhadap nilai dari barang tersebut. Menurut Kristianto Jahja (2000:12), seiri yaitu: “singkirkan barang-barang yang tidak diperlukan dari tempat kerja”.
Contoh penerapan seiri pada PT. Sosro (2004:8) adalah:
membedakan dan memisahkan barang yang masih digunakan dan yang tidak.
menyingkirkan dan menempatkan barang yang mungkin akan diperlukan di tempat terpisah.
Seiton (Rapi)
Seitonberarti menyimpan barang di tempat yang tepat atau dalam tata letak yang benar, sehingga dapat dipergunakan dalam keadaan mendadak. Menurut Kristianto Jahja (2000), seiton berarti menempatkan barang sesuai dengan jenis, fungsi dan volume penggunaannya.
Tujuan dari konsep seiton adalah menghilangkan kegiatan yang tidak perlu, menghilangkan ketidakpastian peletakan barang dan mengurangi resiko kehilangan atau kesalahan pengambilan. Langkah-langkah menuju konsep seiton adalah pengelompokan barang, persiapan tempat, pemberian tanda batas antar tempat, pemberian tanda pengenal atau identifikasi barang dan denah penempatan barang. Faktor terpenting dalam penerapan seiton adalah bagaimana merancang sebuah sistem yang nantinya dapat dimengerti oleh setiap orang dengan mudah dan jelas.
Untuk wilayah kerja tertentu, peralatan harus diberi tanda dan disusun sesuai peruntukannya di area tersebut. Hal ini akan mempermudah untuk memindahkan barang yang tidak memiliki label dari area tersebut. Menyusun segala sesuatu pada tempatnya akan membuat peralatan mudah dicari dan mudah digunakan.
Contoh penerapan konsep seiton di PT. Sosro adalah:
Hindari kerja yang menghalalkan benda apa saja sebagai alat pengganti (misal; palu diganti dengan batu, pengganjal mesin dari kayu, membuka botol dengan botol, dsb.)
Setiap barang yang berada di tempat kerja mempunyai tempat yang pasti
Sedikit resiko kehilangan barang
Kemudahan pengontrolan
Merapikan tempat kerja tidaklah sulit, yang sulit adalah menyempatkan diri untuk melakukannya.
Seiso (Resik)
Seiso menurut Kristianto Jahja (2004:46) berarti membersihkan segala sesuatu yang ada di tempat kerja, pada prinsipnya adalah melakukan pemeriksaan secara teratur.
Dapat diartikan sebagai upaya membersihkan. Area kerja harus terlihat rapi dan bersih serta siap untuk digunakan oleh shift selanjutnya. Area kerja harus dipelihara secara teratur (misal; harian/per shift). Setiap peralatan dan perlengkapan kerja harus berada pada tempat yang benar dan tak ada yang hilang. Area kerja yang dijaga dengan baik akan membuat lingkungan kerja yang sehat.
Jadi, pembersihan adalah sesuatu yang memiliki pengaruh besar atas produktivitas, keamanan, semangat kerja dan setiap aspek operasi lain. Bagian ini memerlukan perhatian penuh. Gerakan seiso berupaya untuk mencapai kotoran dan debu nihil serta menghilangkan cacat dan kesalahan kecil sesuai dengan tujuan dilakukannya pemeriksaan utama.
Contoh penerapan seiso di Perusahaan PT. Sosro (2004:9) adalah:
Menyediakan sarana kebersihan (alat kerja)
Pembersihan tempat kerja (melalui budaya kerja bakti)
Peremajaan tempat kerja, pelestarian seiso.
Seiketsu (Rawat)
Konsep utama seiketsu adalah memelihara keadaan area kerja yang bersih dan rapi dengan mengikuti disiplin 3S yang telah dilaksanakan. Perawatan yang dimaksudkan disini adalah menjaga konsistensi pelaksanaan disiplin 3S (seiri, seiton, seiso) agar tetap dapat berjalan dengan baik. Menurut Takashi Osada, seiketsu adalah “terus-menerus dan secara berulang-ulang memelihara seiri, seiton, seiso baik secara personal maupun menyangkut pekerjaan.”
Tujuan dari seiketsu adalah:
Terjaganya lingkungan dalam kondisi tetap baik
Menjaga agar alat kerja selalu siap pakai dan menjaga mutu hasil kerja
Lebih mudah melatih karyawan baru
Contoh penerapan seiketsu di Perusahaan PT. Sosro (2004:9) adalah:
Perancangan mekanisme pantau yang meliputi; perancangan kode fungsi alat, perancangan garis tanda batas untuk area penempatan barang, perancangan daftar periksa.
Melakukan pemeriksaan secara berkala, yaitu inspeksi harian dan inspeksi mingguan.
Shitsuke (Rajin)
Shitsuke merupakan upaya pembiasaan. Artinya, semua kegiatan 4S diatas tidak mungkin bertahan lama, bahkan mungkin tidak akan pernah terlaksana, tanpa membuat semua orang melakukannya berulang-ulang secara benar dan mempertahankan 3S yang pertama. Shitsuke juga merupakan akuntabilitas manajemen untuk melatih orang agar mengikuti peraturan perawatan ruangan.
Manajemen harus mengimplementasikan aturan tersebut dan mempraktekkannya, sehingga semua orang belajar darinya. Manajemen harus berjalan di lantai pabrik, menjelaskan apa yang mereka mau dari para pekerja, memberi penghargaan terhadap siapa yang mengikuti dan memberi peringatan kepada mereka yang tidak mengikutinya.
Menurut Takashi Osada, shitsuke adalah “melakukan sesuatu yang benar sebagai kebiasaan.” Konsep utama dari shitsuke adalah melakukan tugas/pekerjaan dengan benar sesuai dengan prosedur yang berlaku. Menurut Kristianto Jahja (2006:62), shitsuke berarti “lakukan apa yang harus dilakukan, dan jangan melakukan apa yang tidak boleh dilakukan.”
Contoh penerapan shitsuke di Perusahaan PT. Sosro (2004:9) adalah:
Hargailah penerapan 5S di area kerja masing-masing
Ciptakan iklim/suasana kerja yang memacu pelaksanaan 5S
Tumbuhkan kesadaran agar 5S menjadi sikap/budaya kerja positif
Lakukan 5S sebagai bagian dari pekerjaan sehari-hari.
Secara keseluruhan, 5S berarti perawatan ruang dan pengorganisasian tempat kerja yang lebih baik. Tool Kaizen seperti 5S tak hanya digunakan untuk meningkatkan keuntungan perusahaan, namun juga membuat perusahaan dapat menunjukkan potensi kekuatan dan kemampuan yang sebelumnya tersembunyi(Hirai, 2000 dalam Abdullah, 2003). 5S merupakan budaya tentang bagaimana seorang memperlakukan tempat kerjanya secara teratur. Bila tempat kerja tertata rapi, bersih, tertib maka kemudahan bekerja perorangan dapat diciptakan.
Sistem Lean menggunakan 5R untuk mendukung tercapainya sebuah proses yang mengalir lancar sesuai waktu takt. 5R juga merupakan sebuah alat untuk membantu mengungkapkan masalah dan bila digunakan secara canggih dapat menjadi bagian dari proses pengendalian visual dari sebuah sistem Lean yang direncanakan dengan baik (Hirano, 1995).
