Cara Setting Software Attandance Management

Attandance Management adalah software standart dari mesin Absensi dan Accsess Control yang paling umum digunakan di Indonesia. Software ini awalnya di buat di China sebagai aplikasi bawaan produsen hardwarenya namun saat ini telah dikembangkan sesuai brand masing-masing produk yang ada di Indonesia.

Hari ini saya akan bagikan bagaimana cara setting software absensi Attandance Management secara umum yang biasa digunakan dilapangan saat pertama memulai menggunakan aplikasi mesin InterActive ini. beberapa tahapan mungkin akan di atur hanya sekali saat awal instalasi dan tak perlu di lakukan pengaturan dikemudian hari. Tahapan ini dilakukan setelah anda telah melakukan instalasi di komputer dan menjalankan aplikasinya melalui shortcut di desktop dan akan segera muncul tampilan seperti di bawah ini.

 

Setelah ini silahkan atur Pengaturan Kehadiran dengan klik Menu Kehadiran.

 Pilih Kondisi Umum, Kemudian input nama Perusahaan dan singkatannya.

Pilih Kalkulasi, kemudian beri tanda ceklist atau centang pada kolom- kolom diatas sesuai peraturan yang ada pada perusahaan anda. Mulai dari pilihan jika tidak C/in, catat sbg sampai dengan Setelah.

Pilih Materi Statistik, kemudian input dengan cara sebagai berikut:

-    Bleave centang Acc by times, kemudian symbol in report ganti dengan DL ( dinas luar ).

-    Normal centang Acc by times, kemudian symbol in report ganti dengan H ( hadir )

-    Late centang Acc by times, kemudian symbol in report ganti dengan T ( telat )

-    Early centang Acc by times, kemudian symbol in report ganti dengan PC ( pulang cepat )

-    Afl centang Acc by times, kemudian symbol in report ganti dengan I ( ijin )

-    Absent centang Acc by times, kemudian symbol in report ganti dengan A ( alpha )

-   OT centang Round at Acc,ubah kolom Statiscal rule dengan minute kemudian symbol in report ganti dengan L ( lembur )

Settingan Materi Statistik hanya sampai pada OT saja untuk yang lain tidak perlu disetting. Jika semua telah di setting sesuai dengan arahan diatas klik OK.

Langkah kedua Selanjutnya silahkan Klik Daftar Departement untuk mengatur Divisi dalam Perusahaan.

Klik tulisan Tambah apabila di perusahaan anda dibagi per Departement atau Divisi, jika sudah selesai input Departement atau Divisi langsung saja klik tanda X untuk close file akan tesimpan.

Klik Pegawai untuk input data pegawai yang ada pada perusahaan anda, Untuk input data pegawai klik nama perusahaan atau Departement atau Divisi yang telah anda inputkan sebelumnya, 

kemudian klik tulisan Tambah secara auto akan muncul No. Akun di kolom no. Akun yang ada di bawah setelah itu inputkan juga Nama Pegawai pada kolom Nama di samping kolom No. Akun lalu klik Simpan. untuk input data yang selain Nama dan No. Akun bisa di input dan bisa tidak karena yang masuk ke mesin fingerprint hanya No. Akun dan Nama saja. Klik tanda X untuk keluar dari menu tersebut.

Langkah ketiga adalah dengan meKlik Jam Kerja untuk menginputkan jam kerja yang ada di perusahaan anda. lalu Klik tanda Tambah, kemudian input pada kolom Nama Jam Kerja, Awal Bertugas, Akhir Bertugas, sampai dengan Akhir Keluar dengan aturan sebagai berikut:

-    Nama Jam Kerja : isikan sesuai nama jam kerja yang berlaku di perusahaan anda, contoh “ TERJADWAL atau SHIFT 1,2,3”

-    Awal Bertugas : jam masuk karyawan

-    Akhir Bertugas : jam pulang karyawan

-    Toleransi Telat(menit): toleransi keterlambatan satuannya menit, jika tidak ada isikan 0(nol)

-    Toleransi pulang awal(menit): toleransi pulang awal satuannya menit, jika tidak ada isikan 0 (nol)

-    Awal Masuk: batas awal pegawai diperbolehkannya absen masuk estimasi waktunya 2 atau 1 jam sebelum awal bertugas

-    Akhir Masuk: batas akhir pegawai diperbolehkan absen masuk/C in estimasi waktunya 2 atau 1 jam sesudah awal bertugas

-    Awal Keluar: batas awal pegawai absen pulang/C out estimasi waktunya 1 menit sesudah Akhir Masuk

-    Akhir Keluar: batas paling akhir karyawan absen pulang/C out estimasi waktunya 2 s/d 4 jam setelah akhir bertugas

Apabila semua kolom sudah terisi klik Simpan. Jika selesai klik X untuk keluar menu tersebut.

Selanjutnya Klik Shift Kerja, menu ini disetting apabila jadwal kerja di perusahaan anda tidak berpola atau hanya 1 shit. Jika lebih dari 1 shift anda tidak perlu menggunakan menu Shift Kerja, menu ini fungsinya untuk menyinkronkan jam kerja yang telah anda input di menu Jam Kerja dengan hari kerja aktif yang ada di perusahaan anda.

Klik Tambah sampai muncul tulisan Shift Baru secara auto, kemudian klik + Tmbh Jam, Centang nama jam kerja yang ada pada kolom sebelah kiri, kemudian tandai hari yang sesuai untuk jam kerja tersebut setelah itu klik OK.

Klik Jadwal Kerja, menu ini berungsi untuk menjadwalkan semua pegawai yang telah anda inputkan di dalam menu Pegawai ke Jam atau shift kerja yang sesuai. Klik nama perusahaan atau departement atau divisi yang diinginkan, kemudian klik tanda centang atau ceklist diatas untuk memblok pegawai yang mau dijadwalkan. Klik tetapkan shift kerja .

Untuk jadwal kerja yang tidak berpola atau hanya 1 shift klik tanda + pada kolom sebelah kiri,

Klik tulisan Shift kerja, kemudian atur range waktu yang ada dibawah dari atau mulai kapan berlaku absen tersebut s/d waktu atau tahun yang terpanjang agar anda tidak menjadwalkan lagi pegawai- pegawai tersebut setelah itu klik OK.

Apabila proses diatas dari Pengaturan Kehadiran sampai dengan Jadwal Kerja sudah diatur sesuai arahan diatas setting selanjutnya adalah menginputkan No. Akun dan Nama Pegawai yang telah anda inputkan di software ke dalam mesin fingerprint. Adapun tata cara penginputannya ada dua cara, yaitu input melalui flash disk atau melalui kabel lan atau ethernet kita bahas di artikel selanjutnya.

Semoga Bermanfaat.